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テレワーク

テレワークにおすすめの各種ツールを比較。セキュリティ対策法も紹介

働き方改革はもちろん、新型コロナウィルスなどに代表される感染症の予防対策のひとつとしてもテレワークが注目を集めています。しかし、今までテレワークを導入していなければ、どのようなツールを使うべきかイメージがつきにくいでしょう。

すぐに思い浮かぶのはweb会議や労務管理に使えるツールという方も多いかもしれませんが、それ以外にも不可欠なツールが多く存在します。そこで、この記事ではコミュニケーションや生産性の向上を図ることができるツールをご紹介します。

テレワークに必要なツールは何か

テレワークとは、情報通信技術を活用した働き方のことで、場所や時間にとらわれず臨機応変に働けることがメリットです。もともと、このような働き方はIT分野を中心に進められてきましたが、最近は幅広い業種で取り入れられるようになってました。

テレワークをはじめるにあたり、業務の効率化やコミュニケーションの円滑化を図るためにはITツールの活用が重要になります。ではテレワークに必要となるツールとしてはどんなものが挙げられるのか詳しくご紹介します。

テレワーク関連ツール一覧も参考になる

いざ自社にテレワークを導入しようと決めたとしても、どのツールから導入すれば良いか迷うことがあるかもしれません。その際に参考になるのが、テレワークの普及やコンサルティングを進める一般社団法人 日本テレワーク協会が発表した「テレワーク関連ツール一覧」です。

今回は「テレワーク関連ツール一覧」を参考に、ビジネスチャット 、営業支援システム、クラウドシステムの3点にスポットを当てて解説していきます。

1.ビジネスチャット

テレワークを導入する際、社員間のコミュニケーションが減ることを心配する方も多いのではないでしょうか。どんな業種でも、ビジネスの現場でコミュニケーションは重要です。

そこで、ビジネスチャットの導入を検討することをおすすめします。ビジネスチャットというと、メールやLINEをはじめとしたSNSで充分では?と考える方もいるかもしれません。

しかしビジネスチャットはSNSと違い、メールのようにセキュリティ面での信頼性が高く、チャットアプリのように瞬時に情報共有ができるメリットがあります。

2.営業支援システム

営業支援システム(Sales Force Automation)の導入も重要です。これは、顧客情報や商談の進捗状況などを把握するシステムのことで、Sales Force Automationの頭文字をとってSFAと呼ばれることもあります。

3.クラウドサービス

クラウドのシステムを使うことで、離れていても社員が同時に作業できるようになりました。クラウドストレージサービスの代表例として、Googleドライブが挙げられます。こちらはすでに利用されている方も多いのではないでしょうか。

また、これまではオフィスでなくては代表番号への発着信を受けることができないため、出社がどうしても必要な場合がありました。しかし、クラウドPBXを利用すればスマートフォンでも会社の電話番号を利用することができます。

知らない番号からの着信の場合、顧客によっては電話に出ないこともあるかもしれないため、テレワークにはクラウドPBXも重要です。

テレワークにおすすめな各ツールを比較

様々な企業がテレワークに必要なサービスを提供しています。そこで、ここまで解説してきたツールについて、それぞれ3種類のサービスを比較していきましょう。

3つのビジネスチャットを比較

・Slack

・ChatWork

・typetalk

・Slack

各プロジェクト毎の専門チャンネル作成、ファイルの共有などの基本的な機能の操作性が充実しており、世界中で利用されているビジネスチャットのひとつです。メリットとしては、自動返信機能を活用できるbotの作成ができる点が挙げられます。

・ChatWork

Slackが海外で浸透しているのに対して、国内発のサービスとして知られているのが「ChatWork」です。こちらはメッセージのタスク化が簡単なので、タスク処理に優れたサービスといえるでしょう。

・typetalk

プロジェクト管理ツールのbacklogやオンラインドローツールのCacooを連携させることで他との差別化を図ったサービスです。

3つの営業支援システムを比較

・Salesforce

・Microsoft Dynamics

・eセールスマネージャー

・Salesforce

世界最大シェアなので様々な場面で活躍してくれるのがメリットです。さらに、Salesforce Einstein機能では、AIがデータを分析してくれるため、時間を有効に使うことができます。

・Microsoft Dynamics

営業支援のみならず、財務や製造など様々な管理機能を保有しているのが強みです。

・eセールスマネージャー

国内発祥のサービスで活動報告を入力するだけで他のツールにも反映することができます。

3つのクラウドPBXを比較

ここでは、クラウドPBXを比較していきます。

・Arcstar Smart PBX

・モバビジ

・MOT/TEL

・Arcstar Smart PBX

大手NTTコミュニケーションズが提供するサービスです。Web上での設定が簡単にできるため、比較的導入しやすいツールと言えます。

・モバビジ

初期費用が不要で、毎月の費用も定額なので安心感があります。

・MOT/TEL

こちらは初期費用がかかりますが、1内線辺りの月額費用が定額なのがメリットです。

テレワークにおけるセキュリティ問題とは

テレワークは時間や場所を問わず作業でき、働き方改革を支えるものです。一方で、セキュリティ問題が存在することに注意しなくてはなりません。

重要情報漏洩

テレワークを導入することで生じるリスクのひとつが重要情報の漏洩です。自宅のWi-Fiだと、セキュリティ対策が不十分なこともあります。

ましてや、公共Wi-Fiだと危険性はさらに高くなるでしょう。このような、通信環境による情報漏洩を防ぐため、指定されたVPNサーバーを利用したネットワークアクセスを強制するなどネットワーク制御が必要です。

また、万が一のためにもファイル保護や暗号化もしておくようにしましょう。システム以外にも、カフェで作業することで盗み見されるという単純なリスクもあります。

このような単純なリスクによる情報漏洩に対応するためにも、PCの使用シーンを限定するなど、社内のルール決めも重要です。

データの損失

情報漏洩の他にも、業務データを持ち出した際に誤って消去してしまうリスクもあります。不必要にデータを持ち出さないことや、バックアップを取っておくなどの工夫をしましょう。

リモートデスクトップなら持ち出しに伴う漏洩リスク防止に

データ持ち出し時の漏洩防止対策のひとつとして、リモートデスクトップの利用があげられます。

リモートデスクトップとは

リモートデスクトップとは、インターネットを通じてとあるPCのデスクトップ画面をその他のPCへ転送し、遠隔で操作することやその機能を指します。社外からでもオフィスで普段使用しているPCのデスクトップにアクセスできるため、業務を円滑に進めることができます。

リモートデスクトップには、社内PCに外部PCからアクセスする方式と、社内PC自体にソフトウェアをインストールする方式があります。

リモートデスクトップの活用ポイント

リモートデスクトップを導入すると、オフィスに出社してオフィスのPCで作業しなければならなかったことが自宅や外出先でもできます。さらに、新たにサーバーを設置する必要がないので、比較的安価なこともメリットのひとつでしょう。

ただし、作業するオフィスPCの電源を入れたままにする必要がある点はデメリットと言えます。また、リモートデスクトップを導入した場合でも、漏洩リスクを完璧に排除できるわけではないため、セキュリティ対策は充分に講じておく必要があるでしょう。

まとめ

以上、テレワークにおすすめのツールとそのサービスの特徴を紹介してきました。最近は働き方改革のみならず、新型コロナウィルスのような感染症対策の場面でもテレワークの重要性が増しています。

業種や勤務形態によっても、必要なツールや作業は異なります。まず自社はどのような作業をテレワークで進めるのかをあらためて考えた上で、どのツールを導入するか決めるのが良いでしょう。

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