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テレワーク

テレワークに役立つweb会議システムは?無料システムも紹介

学校や職場で、テレワークという言葉が飛び交っていないでしょうか。働き方改革のみならず、新型コロナウィルス対策などの観点からもこのような新しい働き方や学び方の重要性が急速に高まりつつあります。

しかし、テレワークの際にメールなどの文章だけでは相手に意味が伝わりにくいこともあります。本当のニュアンスを伝えるためや新しいアイディアを生み出すためには対面での打ち合わせを必要に感じることもあるでしょう。

そこでおすすめしたいツールがWeb会議システムです。この記事では、Web会議システムの概要や無料のシステムの特徴を紹介していきます。

Web会議とは

Web会議とは、双方が離れた場所にいながら、インターネットを通じて会話や資料の共有を行うことです。Web会議をおこなうにはシステムやツールの使用が不可欠です。

Web会議ツールの方式には、オンプレミス型、クラウド型といった2つの分類があります。オンプレミス型は自社にシステムを取り入れるものであり、クラウド型は運営企業のサービスをネット上で利用する方式です。

Web会議と聞くとテレビ電話での打ち合わせ模様が思い浮かぶかもしれません。もちろん、対話はWeb会議の重要要素ですが、それ以外にもチャットや資料共有機能も活用することも知っておきましょう。

Web会議に必要なもの

Web会議に必要なものはネット回線に繋がったPCやスマホ、タブレットにツールあるいはサービスだけです。

ただし、より快適な会議を目指すのであれば、スピーカーフォンやWebカメラも必要になります。スピーカーフォンを導入すると聞き取りにくさを改善でき、Webカメラでより高画質で会議をおこなうことができます。

テレワークによるWeb会議の4つの形態

冒頭で、Web会議がオンプレミス型とクラウド型の2つの形態に分類できることを説明しました。さらに、テレワークにも4つの形態があります。

まず、テレワークは主に、「雇用型(モバイル型)」、「雇用型(在宅型)」、「自営型(モバイル型)」、「自営型(在宅型)」の4つの形態があります。テレワークのWeb会議では、この4ついずれかの形態に属することになるため、自社がどれに該当するか理解する必要があります。

雇用型と自営型の違いは会社に所属しているか自営かの違いです。また、在宅型は主に家で作業をする一方、モバイル型では出張先やカフェ、コワーキングスペースなどで主に作業を進めます。

Web会議のメリット

Web会議の導入には、コスト削減、働き方改革、社会情勢への対応といったメリットがあります。ネット環境がないとできない点やクオリティとセキュリティ面でのデメリットと比較しつつ、自社で導入すべきか考えてみましょう。

コスト削減効果

支社が本社と離れた位置にある会社であれば、全体会議のたびに交通費などのコストが発生します。また、一定人数の社員が集える会議スペースも確保しなくてはなりません。

その点、Web会議は移動する必要がなく、全国、そして世界各地でやりとりができます。余分なスペース確保も不要になるため、オフィス選びにも影響し、賃料削減にもつながるでしょう。

働き方改革に役立つ

国主導で、近年働き方改革が急速に進んでいます。そして働き方改革では、人手不足を解消するために生産性の向上が不可欠です。

従来の会議では、座席の配置を始めとした「会議のための準備」に時間を取られることも少なくありません。その点、Web会議では場所や時間を選ばずに、開始時間になれば接続すれば良いだけなので時間の有効活用ができます。

社会情勢にも対応

新型コロナウィルス感染症による外出自粛要請など、急な社会情勢の変化によって社員が一堂に会することができなくなる場合があります。あらかじめWeb会議を導入しておけば、自宅でスムーズに接続できるので、このような急な変化にも対応できるはずです。

Web会議システムを選ぶポイント

Web会議システムを導入することに決めても、様々な種類があるため、どれを選べば良いか迷うかもしれません。Web会議システムを選ぶ際には、ウイルス対策などのセキュリティ面に注意をした上で、かかるコストを比較しながら選ぶことがポイントです。

Web会議を行う上で注意すべきこと

便利な反面、Web会議はネットワークを乗っ取られて情報が漏洩する危険性や、ウイルス感染などセキュリティ面でのリスクを抱えています。また、自宅以外の公共空間でWeb会議をすることで盗み聞きされるという単純なリスクも見過ごせません。

そこで、まずはウィルス対策を徹底しましょう。そして、Web会議で扱っても構わない情報や会議のあり方などの原則をマニュアルで定めておくことが重要です。

マニュアルを作るためには、どのようなシーンでWeb会議を利用するかを把握しなくてはなりません。課内や全体会議のみならず、Web会議は面接や勉強会にも活用できる点を理解しておきましょう。

無料で導入できるシステムもある

オンプレミス型は自社の要望に近づけることができる反面、自社にシステムを導入しなくてはいけないため、一定の初期費用がかかります。一方、クラウド型であれば自社オリジナルのシステム構築は難しいですが、月額制で気軽に利用することができます。

さらに、クラウド型では無料で使えるものもあります。まずは自社がWeb会議にどのようなことを求めているのか、ニーズを洗い直した上でシステムを決めましょう。

Web会議の背景の変えかた

自宅でWeb会議をする際、上司や取引先に生活感のある部屋を見せないよう、大慌てで片付けをするということもあるかもしれません。しかし、最近では背景をぼかしたり、壁紙を設定したりすることでオフィスのような雰囲気を演出することもできます。

背景を変える方法は、そのシステムによって異なります。例えば、zoomの場合は設定画面から「バーチャル背景」を選択することで画像を選べるため、まず最初に設定を確認するようにしましょう。

Web会議システムのおすすめ3選

ここからは、Web会議で代表的な「Google Hangouts」、「Zoom」、「Skype」の3つのサービスを紹介します。それぞれ特徴やメリットが異なるので、どれが自分の状況に適しているか考えてみてください。

Google Hangouts

「Google Hangouts」は、Googleが提供するビデオ会議ツールです。普段社内でGoogleのサービスを利用しているのであれば、Googleドキュメントなどの作成作業も会議と並行して進めることができるメリットがあります。

また、Google Hangoutsが安全性や利便性を考慮して進化したのがHangouts Meetです。月額料金は発生しますが、簡単な打ち合わせではなく、本格的な会議をするなら、こちらを導入すると良いでしょう。

Zoom

「Zoom」は会議の開催者さえアカウント登録すれば、参加者はアカウント登録していなくても招待されたURLにアクセスするだけで参加できるのがメリットです。また、大企業向けのコースを選べば、最大1,000名まで参加することも可能です。

Skype

Microsoftが提供している「Skype」は、ビデオツールとして世界中に浸透しています。Skypeのアカウントがあれば誰でも無料で利用できるのがメリットです。20人までの同時利用が可能なので、中小企業の利用におすすめです。

また、ビジネスのために、より強固なセキュリティや大規模な会議を目指すのであればSkype for Businessの導入が適しています。

まとめ

以上、テレワークに役立つWeb会議システムの概要やそのサービスを紹介してきました。近年、働き方は転換期に入っています。

そのため、Web会議の導入は今後も各社で進んでいくでしょう。サービスの導入にはオンプレミス型とクラウド型の主に2種類の方式があり、様々な企業がサービスを提供しています。

各サービスによって、料金や参加可能な人数も異なるため、選ぶ際には自社がどのような場面でWeb会議を利用するかを考えて選ぶのが良いでしょう。

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