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テレワーク

テレワークで勤怠管理するには?おすすめツールの選び方や基本機能

テレワークとは、時間や場所にとらわれない働き方のことです。会社に出社するわけではないため、勤怠管理の方法に悩むことがあるかもしれません。

本記事では、テレワークに必須とも言える勤怠管理ツールの代表的な機能や選び方のポイント、おすすめのツールについてご紹介します。実際にテレワークで勤怠管理をするコツについて解説するのでぜひ参考にしてみてください。

テレワークの勤怠管理方法はツールの導入がおすすめ

テレワーク導入の問題点は、勤怠管理の難しさにあるといっても過言ではありません。同じオフィスの中で働いているわけではないので、勤務時間の把握が難しいです。

また勤務時間中に業務を怠っていても気付きにくくなります。反対に、過剰に労働してしまっているケースもあるでしょう。いずれにせよ、会社は社員が適正に働いているか管理する必要があります。

なぜ勤怠管理ツールが必要なのか

まず、なぜ勤怠管理ツールが必要なのかを改めて考えてみましょう。勤怠管理を社員の自己申告でおこなっていると、実態とかけ離れた記録になってしまうことが考えられます。

勤怠管理は正確におこなわれる必要があり、勤務時間が実態より多すぎても少なすぎてもいけません。正確さというところを得意としているのがITツールです。

ITツールは、正確な時刻を記録してくれます。また、記録されたデータをグラフ化するのも簡単です。記録したデータを課題解決のために活用することもできるので、勤怠管理ツールの導入は検討する価値があるといえるでしょう。

勤怠管理ツールの代表的な機能

勤怠管理ツールの代表的な機能としてはどのようなものがあるのでしょうか。勤怠管理ツールには、基本的な出退勤時刻の記録だけではなく、便利な機能がいくつかあります。代表的な機能を見てみましょう。

打刻・集計機能

まず、社員の出退勤を記録する機能です。打刻はパソコンだけではなく、タブレットやスマホでも可能なので不自由さを感じさせません。少し変わったところでは、ICカードによる記録や静脈認証による記録などがあります。

また、記録した出退勤時間をもとに勤務時間や残業時間、有給休暇取得日数などを自動集計してくれるので大変便利です。

さらに、ダッシュボードを使ってデータを分かりやすく表示してくれる機能を備えたものもあります。この機能を使えば、前年や前月と比較した数値も容易にチェックすることができます。

各種申請・承認機能

休暇申請や残業申請、休日出勤申請などをわざわざ紙に書いて、上司に許可を得ている会社もあるかもしれません。しかしテレワークになった場合、そうした作業は非常に手間でしょう。

各種申請・承認機能がついている勤怠管理ツールを導入すれば、従来紙ベースでおこなってきたこうした手続きを簡略化できます。

帳票出力機能

社員の残業時間がどのくらいか客観的なデータが欲しい場合、社員の勤怠情報をExcelやCSV形式などで帳票出力することもできます。

例えば、Excelで帳票出力すると、残業時間が長い順にソートをかけることも容易です。この機能を使うことで、所属する部署別に抱える課題が明確になるかもしれません。

人事や会計などの基幹業務システムとの連携

勤怠管理ツールの中には、人事や会計などの基幹業務システムと連携できるものがあります。

例えば、残業をあまりせず作業の効率化を図っている社員を評価したいなら、勤怠管理ツールと人事システムを連携させると良いでしょう。また、勤怠管理ツールで記録した勤務情報から給料計算をおこなうことも可能です。

勤怠管理ツールを選ぶポイントとは

機能や料金などに違いにおいてさまざまな勤怠管理ツールがありますが、会社が求める機能があるツールを選びたいものです。

そこで、勤怠管理ツールを選ぶときにここだけは外せない3つのポイントをご紹介します。勤怠管理ツールを選ぶときに参考にしてみてください。

出退勤時刻や残業時間などが記録できるか

まずはその勤怠管理ツールが出退勤時刻や残業時間などを記録できる基本的な機能を備えているかを確認しましょう。出勤時間や退社時間はもちろんですが、休憩時間に配慮して実務時間を割り出せないといけません。

テレワークの導入の仕方によっても変わりますが、フレックス勤務への対応や業務の中抜けの調整などに対して柔軟に対応できるものがおすすめです。

作業状況が記録できるか

勤務時間中に業務を怠っている人もいるかもしれません。社員の作業状況が分かる機能がある勤怠管理ツールもあります。

例えば、作業中のパソコン画面のスクリーンショットを撮れるものがあります。業務とは関係ないサイトを開いていると丸わかりというわけです。他には、営業職だとGPS機能を使っていつどこに立ち寄ったかチェックできるものもあります。

そういった機能が備わっているということを社員に知らしめるだけでも抑止効果になるでしょう。健全な業務体制を整えるために、作業状況の把握は必要です。

その他のシステムと連携しているか

コストを削減する目的で、人事システムや給与システムと勤怠管理ツールを連携させることは効果的です。

データを何度も入力するのは社員のモチベーションを低下させ、無駄な時間となってしまいます。勤怠管理ツールが他のシステムと連携していると、そのような手間や時間を省くことができます。

新たに勤怠管理ツールを導入する際、既に使っている人事システムや給与システムとの相性を考えましょう。うまく連携できるものを採用すると便利です。

テレワークにおすすめの勤怠管理ツール

テレワークにおすすめの勤怠管理ツールを3つ選んでみました。優秀なツールなので、ぜひ参考にしてみてください。

ジョブカン勤怠管理は口コミでNo.1

「ジョブカン勤怠管理」は、シンプルな操作性が好評のクラウド型勤怠管理ツールです。出勤管理・シフト管理・休暇と申請管理・工数管理といった機能を自由に組み合わせて使えます。30日間の無料お試しができるのも便利なポイントです。

(参考:https://jobcan.ne.jp/

jinjer勤怠は継続率99.4%

「jinjer勤怠」は、多彩な機能が低価格で実現できるので、継続率99.4%を誇るクラウド型勤怠管理ツールです。サポート満足度も91.6%と非常に高いのが特徴。人事管理や給与計算などと組み合わせて使えます。

(参考:https://hcm-jinjer.com/

TeamSpiritは25万人以上が利用

「TeamSpirit」は、1,300社25万人以上の利用者がいるクラウド型勤怠管理ツールです。社内SNSの機能があるのでテレワークで陥りやすいコミュニケーション不足の解消にもつながるのではないでしょうか。

レポート・ダッシュボード機能で可視化しやすいので、会社が抱えている課題を解決するきっかけになるでしょう。

(参考:https://www.teamspirit.com/ja-jp/

まとめ

いざテレワークを進めたいと思っても、勤怠管理が上手くできない会社も少なくありません。そういうときは、勤怠管理ツールを活用してみてください。

感染症の拡大や災害が起こってからでも、通常業務を続けられると会社としても安心です。またテレワークが普及すれば家事や育児、介護との両立が図りやすく、多様な人材を確保できるでしょう。

会社にとっても社員にとっても快適なテレワークを可能にする勤怠管理システムの導入をぜひ検討してみてください。

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