ご依頼・ご相談はこちら
テレワーク

テレワークをスムーズにするクラウドサービスの特徴とおすすめを紹介

新型コロナウイルスの流行による外出自粛で、テレワークの導入が進んでいます。従来とは異なる働き方を進めるには、クラウドサービスを活用するのがおすすめです。

そこで今回は、クラウドサービスの特徴やおすすめサービスを紹介します。

テレワークで注目されるクラウドサービス

 

自宅で働くテレワークは、オフィスで働く環境と大きく異なります。テレワークでもオフィスと同様に業務を進めるためのツールとして注目されるのが、クラウドサービスです。

クラウドサービスが必要不可欠な理由

同じ場所で従業員全員が業務を行っていれば、同じソフトウェアやファイルなどを使用することは決して難しいことではありませんでした。また、顔を合わせて仕事をしていれば、業務進行もスムーズに進んでいたでしょう。

しかしテレワークは、従業員が自宅などオフィスから離れた場所で業務を行います。これまで普通に行ってきたファイルの共有やソフトウェアの使用などは、離れた場所にいるだけで難しくなってしまいます。

そこで導入されているのが、クラウドサービスです。インターネット回線とパソコンさえあれば、どこにいても同じファイルをいつでも閲覧・更新などができ、ファイルやソフトウェアの共有も容易になります。

プロジェクトなどもクラウド上で管理が可能なので、テレワークをする上でクラウドサービスは多くのメリットがあるツールとなるでしょう。

クラウドサービスを利用するメリット

クラウドサービスには、テレワークを進める上でさまざまなメリットがあります。

導入しやすくメンテナンスが不要

クラウドサービスを利用すれば、各自で機器を揃える必要なく、ネット環境とパソコンだけでさまざまな機能を利用できます。

また、物理的なメンテナンスが必要ない点も、クラウドサービスのメリットでしょう。物理的なメンテナンスはサービス提供側で実施するため、ユーザー側でメンテナンスは不要となり、運用にかかる負担を減らせます。

セキュリティを確保しやすい

テレワークで不安視されるのは、セキュリティ面ではないでしょうか。もしテレワークで取り扱ったデータなどが漏洩した場合、その損害は計り知れません。

ネット上に重要なデータを保管するクラウドサービスでは、セキュリティ面を特に重視しています。各サービスで強固なセキュリティ対策を施しているため、自社でデータ管理をしているよりも情報漏洩の心配が少ないといえるでしょう。

業務に必要なツールを使用しながらセキュリティ対策もできるため、クラウドサービスの利用はテレワークを行うにあたって大きなメリットとなります。

コスト削減が期待できる

クラウドサービスは、サービス登録をすればすぐに使えます。一からシステムを構築するよりもはるかにスピーディーで、しかも初期費用となる導入コストも安く済むのがメリットです。

またテレワークでは、同じオフィス内で働いていた際に使用する機会が多い紙やインクなどの消耗品、従業員の通勤費用などもかかりません。システムの利用に限らずクラウドサービスの活用は、業務遂行にかかるさまざまなコスト削減につながることが期待できます。

テレワークにおすすめのクラウドサービス

テレワークに使用できるクラウドサービスは、多種多様なものが提供されています。なかでもおすすめのサービスが、以下に挙げる3つです。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、ネット回線経由でクラウド上にデータを保管できるサービスです。ファイルの共有にはメール添付でファイルを送信するケースもありますが、この場合、誤送信のリスクがあります。

そこでクラウドストレージを利用すれば、どこにいても同じファイルにアクセスでき、誤送信のリスクもなく共有が可能です。

容量が多くなければ無料で利用できるサービスもあり、また有料サービスでも低コストでのプランが多く用意されています。

代表的なクラウドストレージには、Googleが提供する「Googleドライブ」、世界中の多数の企業が採用する「Box」などがあります。

プロジェクト管理

一人ひとりが離れた場所で業務を進めていると、どうしても進捗やタスクの管理がしづらくなってしまいます。そこで利用したいのが、プロジェクト管理ツールです。

クラウドで利用できるプロジェクト管理ツールなら、進捗やタスクの管理、タスクの分担などを容易に共有できます。ツールを確認するだけで進捗が把握できるので、スムーズに業務を進められるでしょう。

プロジェクト管理のためのクラウドサービスとしては、タスク・プロジェクト管理に特化した「trello」、タスク管理ツール「readmine」などが知られています。

オフィスソフト

オフィスソフトは、各自のパソコンにインストールして使用するものと思われがちですが、すべての従業員が同じソフトを最新の状態で使用するには、やはりクラウドサービスが便利です。また、データもクラウド上に保管できる利便性の高さも魅力といえます。

オフィスソフトとして一般的なマイクロソフトの「Microsoft 365」は、定額契約で社内はもちろん、テレワークでも同じソフトを利用可能です。

その他にも、スケジュールやファイル管理ができる「サイボウズOffice」、クリエイター向けのソフト「Photoshop」や「InDesign」などを利用できる「Creative Cloud」なども、クラウドサービスとして提供されています。

まとめ

新型コロナウイルスの状況が落ち着いたあとも、テレワークを継続する企業は多いでしょう。自社の業務を安全確実かつ円滑に進めるためには、クラウドサービスの活用がおすすめです。